Проживание в гостинице: чек и расчетный лист для авансового отчета
Единый перечень документов, подтверждающий расходы по найму жилья, законодательством не установлен. Работодатель сам решает, какие документы командированным сотрудникам необходимо предъявить. Главное, чтобы они были правильно оформлены и не вызывали сомнений при проверке работниками налоговой.
Какие отчетные документы подтверждают проживание в гостинице
С 2021 года в качестве подтверждающих документов разрешается использовать договора, кассовые чеки и другие документы, оформленные на бланках строгой отчетности. Например, квитанцию начислений. Ее еще называют расчетным листом.
Какие требования предъявляются к документам, которые подтверждают проживание в гостинице
Командированный сотрудник может получить документы, необходимые для авансового отчета в гостинице лично или по интернету. В гостинице оформляется письменный договор. Он должен содержать следующие пункты:
- • Реквизиты гостиницы
- • ФИО и паспортные данные гостя
- • Стоимость номера
- • Время проживания
- • Дату и время заселения и отъезда
Если заказчик плательщик НДС обязательно нужно указать сумму с НДС и выделить размер налога. В противном случае необходимо сделать запись: «Без НДС». Акт оформляется в 2-х экземплярах и заверяется подписями обеих сторон. Печати разрешается не ставить.
Если бронирование гостиницы осуществляется по интернету, договор не составляется. А отчетными документами будут: ваучер на проживание и чек на оплату. В ваучере указывается информация о гостинице и командированном сотруднике. После оплаты бронирования, сотрудник гостиницы отправляет чек на электронную почту потенциального гостя.
Если объектом размещения будет индивидуальный предприниматель, ему выдается документ, оформленный на бланке строгой отчетности. Обычно таким документом является квитанция начислений. Вместо квитанции начислений можно приложить к авансовому отчету акт оказания услуг. В нем нужно указать Ф.И.О. гостя, сумму и написать конкретно, что это за услуга.
Как оформляется расчетный лист (квитанция начислений)
Квитанция начислений, выданная сотрудником гостиницы, должна содержать следующую информацию:
- • Название гостиницы
- • ИНН
- • Адрес
- • Номер документа строгой отчетности
- • Номер квитанции и дату
- • Фамилию гостя
- • Вид платежа
- • Время проживания
- • Сумму оплаты
Документ подтверждает проживание командированного сотрудника в гостинице. Его нужно приложить к авансовому отчету.
Что делать, если подтверждающих документов нет
Если сотрудник не успел получить подтверждающие документы, можно отправить в гостиницу запрос с просьбой прислать документы на почту и указать нужный адрес.
