Для чего нужны зарубежные чеки, выданные в ресторане, отеле, магазине

Отправляясь в деловую поездку за пределы России, командированный сотрудник проживает в отеле, питается в кафе или ресторане, покупает в магазинах товары. За каждую услугу или товар он получает чеки. Давайте разбираться, какая информация содержится в зарубежных чеках и как командированному сотруднику получить компенсацию за израсходованные средства у себя на родине.

Какая информация содержится в зарубежных чеках

По внешнему виду зарубежные чеки значительно отличаются от российских аналогов. Это связано с тем что для их печати используется другая техника. А вот данные, перечисленные в чеке, похожи. В зарубежных чеках обычно указывается следующая информация:

По каким правилам составляется акт

Акт не является унифицированным документом, поэтому заполняется в свободной форме от руки или на компьютере. Документ должен содержать:

• • Наименование документа и его номер
• • Дата покупки
• • Реквизиты компании
• • Наименование услуги (артикул товара)
• • Стоимость продукта
• • Данные продавца, выдавшего чек
• • Штрих-код
• • QR-код.

Вместо QR-кода может стоять печать.

Как сотруднику, командированному в загранпоездку, компенсировать понесенные затраты

Командированный сотрудник перед поездкой за рубеж получает аванс в рублях или в валюте той страны, куда он отправляется в загранкомандировку. Многие организации, для упрощения учета, выдают аванс в рублях, а работник сам конвертирует их в валюту.

Сумма аванса, полученная сотрудником в бухгалтерии, предназначена для проезда, питания и проживания. Причем размер суточных зависит от лояльности руководителя компании и страны куда он направляется. После возвращения из командировки сотрудник обязан в течение 3-х дней отчитаться перед бухгалтерией. Для этого он составляет авансовый отчет и прилагает к нему все документы, подтверждающие расходы. К таким документам относятся:

• • Чеки на проживание, питание и другие расходы
• • Билеты на проезд до места командировки
• • Талоны на общественный транспорт.

Бухгалтерия должна проверить авансовый отчет и сделать окончательный расчет. Для этого сумма всех расходов в валюте пересчитывается в рубли по курсу Центрального банка на дату составления отчета. Затем из суммы расходов вычитается аванс, выданный работнику перед командировкой. Разница возвращается сотруднику.

Заключение

Если вас командировали в зарубежную страну, сохраняйте все документы, которые вам выдают в обмен на деньги, уплаченные за услуги или товары: чеки, талоны, проездные билеты. Бухгалтерия разберется, какой из них подойдет для возмещения ваших расходов, а какой нет. Лучше выбросить ненужный документ у себя дома, чем лишиться недополученной суммы.